Comment faire une note de frais kilométrique ? Définition, format et barème

Dans le monde professionnel, il est fréquent que les salariés utilisent leur véhicule personnel pour effectuer des déplacements liés à leur travail. Cette situation survient dans la plupart des cas parce que l’entreprise ne dispose pas d’une voiture ou lorsque la voiture professionnelle est indisponible. Pour se faire rembourser ces frais kilométriques, il est nécessaire de savoir comment faire une note de frais kilométrique. Dans cet article, vous en saurez davantage sur ce qu’est la note de frais kilométrique, sur son format et le barème des indemnités kilométriques en vigueur. 

Qu’est-ce qu’une note de frais kilométrique ?

Une note de frais kilométrique est bien plus qu'un simple bout de papier ou une entrée dans un logiciel de gestion. C'est un document essentiel qui permet de recenser et de justifier les dépenses engagées par un salarié lorsqu'il utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. 

En tant que professionnel devant se déplacer fréquemment pour votre travail, la note de frais kilométrique est un outil précieux pour assurer le remboursement de vos frais engagés. Ce document s’adresse de ce fait aux représentants commerciaux, techniciens itinérants, livreurs, etc. 

Les dépenses que l’entreprise devra rembourser comprennent généralement les frais liés au carburant, à l'entretien du véhicule, à l'assurance, aux péages et aux stationnements. Il est d’ailleurs recommandé d’avoir recours à un logiciel de notes de frais pour gérer convenablement ses notes de frais. 

Comment se faire rembourser ses frais kilométriques ?

Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels, il est essentiel de savoir comment faire une note de frais kilométrique et vous les faire rembourser. Pour cela, il est important d’en savoir plus sur les informations contenues dans une note de frais, son format et ses conditions de validité. 

Quelles informations doit-elle contenir ? 

La note de frais kilométrique doit comporter en premier lieu les coordonnées complètes du salarié, notamment son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse e-mail. Ces informations sont nécessaires pour une identification précise du demandeur et faciliter les communications relatives à la note de frais. 

Aussi, chaque déplacement professionnel doit être clairement identifié dans la note de frais kilométrique. Pour cela, vous devez mentionner la date du déplacement, ainsi que les lieux de départ et d'arrivée. Cette précision permet à l'employeur de comprendre la nature et l'objet du déplacement. 

Pour finir, il est important de notifier que d’autres informations sont aussi prises en compte dans la note de frais kilométriques. Il peut s’agir entre autres des éléments suivants : 

• Le motif du déplacement ;
• Le nombre de kilomètres effectivement parcourus lors du déplacement ;
• Les barèmes ou les taux d'indemnités kilométriques qui définissent le montant remboursable par kilomètre parcouru ;
• Les frais engagés pendant le déplacement professionnel. Il est important de conserver les justificatifs correspondants, tels que les factures, les tickets de péage ou les reçus, afin d'appuyer les montants réclamés ;
• Les signatures du salarié qui demande l’approbation et de l’approbateur désigné au sein de l'entreprise ;
• Les commentaires supplémentaires pour fournir des explications ou des précisions sur certaines dépenses ou situations particulières.

Quel est le format des notes de frais kilométriques ?

Lorsqu'il s'agit de soumettre des notes de frais kilométriques, il est essentiel de respecter le format spécifié par votre entreprise. Le format des notes de frais peut varier en fonction des politiques internes de chaque organisation. 

De nos jours, les logiciels de gestion des notes de frais sont largement utilisés dans le milieu professionnel. Ces outils permettent aux salariés de créer, remplir et soumettre leurs notes de frais kilométriques de manière électronique. Les logiciels offrent une interface conviviale où les employés peuvent saisir toutes les informations requises, télécharger les justificatifs et soumettre facilement leurs demandes de remboursement. 

Le format numérique simplifie le processus en éliminant les tâches manuelles fastidieuses telles que la saisie répétitive des données ou la collecte des reçus papier. De plus, les logiciels de gestion des notes de frais permettent de stocker les informations de manière sécurisée et organisée, ce qui facilite la recherche et la consultation ultérieure.

Bien que de plus en plus d'entreprises adoptent des solutions numériques, certaines exigent toujours un format papier pour la soumission des notes de frais kilométriques. Dans ce cas, les salariés doivent remplir un formulaire pré-imprimé spécifique à l'entreprise, généralement disponible auprès du service des ressources humaines ou du service financier. Le format papier nécessite que les salariés complètent manuellement toutes les informations requises. 

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Le calcul des indemnités kilométriques peut se faire de deux manières : sur la base d'un forfait ou des frais réels. Voici les détails à connaître : 

Le remboursement sur la base d'un forfait ou des frais réels

Certains employeurs utilisent un forfait fixe par kilomètre parcouru pour rembourser les frais kilométriques de leurs salariés. Ce forfait est habituellement défini par l'entreprise et peut varier en fonction de la politique interne.

D'autres entreprises préfèrent rembourser les frais réels engagés par le salarié. Dans ce cas, le salarié doit conserver les justificatifs de paiement, tels que les factures de carburant, les tickets de péage, et autres, pour prouver les dépenses réelles.

Barème des indemnités kilométriques en 2023

Lorsque vous effectuez des déplacements professionnels avec votre véhicule personnel, il est essentiel de connaître le barème des indemnités kilométriques en vigueur. Le barème détermine le montant remboursé par kilomètre parcouru, ce qui vous permet de calculer avec précision le montant total de votre demande de remboursement. En 2023, les taux d'indemnités kilométriques ont été mis à jour pour refléter les coûts liés à l'utilisation d'un véhicule.

Le barème des indemnités kilométriques varie généralement en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus. Les taux sont fixés par l'administration fiscale de chaque pays et peuvent être révisés annuellement pour tenir compte des fluctuations des prix du carburant et des coûts d'entretien.

Il est important de noter que le barème des indemnités kilométriques peut différer d'un pays à l'autre. Par conséquent, il est recommandé de se référer aux barèmes officiels spécifiques à votre pays ou de consulter les directives de votre entreprise pour connaître les taux applicables.

Lorsque vous calculez les indemnités kilométriques en utilisant le barème, vous multipliez le nombre de kilomètres parcourus par le taux d'indemnité correspondant à la puissance fiscale de votre véhicule. Par exemple, si le taux d'indemnité est de 0,50 € par kilomètre et que vous avez parcouru 100 kilomètres, vous aurez à faire 0,5 x 100=50. Le montant total à réclamer serait donc de 50 €. Vous pouvez en savoir plus sur le barème en lisant cet article.